POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Directrices para la protección de los datos de carácter personal

Race S.A. (en lo que sigue, «la compañía») ha establecido las siguientes directrices para la protección de los datos de carácter personal, las cuales se compromete a cumplir en sus actividades de servicio de asesoramiento en la selección de recursos humanos, administración de sitios web y otros servicios de asesoramiento empresarial y de publicidad.

Estas normas han de ser respetadas por todos los directivos y empleados de la compañía. La compañía informará a las empresas con las que tenga relaciones comerciales de estas directrices para la protección de los datos de carácter personal y solicitará su asentimiento y colaboración para custodiarlos adecuadamente.

  1. La compañía utilizará o cederá los datos personales obtenidos solamente con los fines para los cuales recibió consentimiento y no los utilizará ni los cederá para otros fines. Además, tomará las medidas oportunas para cumplir este objetivo.
  2. La compañía pondrá en marcha las medidas de prevención y corrección adecuadas para evitar la filtración, pérdida o destrucción de los datos de carácter personal.
  3. La compañía responderá con prontitud a las quejas o consultas que reciba acerca del tratamiento de los datos de carácter personal.
  4. La compañía, al poner en práctica el sistema de gestión y protección de datos de carácter personal, cumplirá las normas, así como las directrices establecidas por el Estado y otras normas similares referidas a dichos datos.
  5. La compañía creará un cargo dedicado a la gestión y protección de los datos de carácter personal y quien lo ocupe dispondrá de la autoridad necesaria para establecer y aplicar un sistema de gestión y protección de dichos datos. Además, mediante auditorías periódicas, se procederá a corregir los procedimientos aplicados en cada ocasión, dentro de un esfuerzo continuo de mejora.
Para quejas, consultas o preguntas: Oficina de Gestión y Protección de Datos de Carácter Personal
  • Teléfono: 03-3275-6618
  • e-mail: privacy@race2005.jp
  • Fecha de creación: 31 de enero de 2005
    Fecha de modificación: 1 de marzo de 2008
Osamu Fuji, Presidente Consejero Delegado de Race S.A.

Acerca del tratamiento de los datos de carácter personal

1. Finalidad del uso de los datos de carácter personal

Los fines para los cuales Race S.A. (en lo que sigue, «la compañía») hará uso de los datos de carácter personal obtenidos serán los siguientes.

  1. (1) Uso de los datos de carácter personal que nos han confiado en cada tipo de actividad empresarial
    • (A) Servicios de selección de personal
      Se utilizan para poder ofrecer candidatos adecuados a las empresas clientes que deseen contratar, por ejemplo, personas con experiencia profesional (en lo que sigue, servicios de selección de personal).
    • (B) Servicios de asesoramiento para la contratación de recién graduados
      Para poder realizar los contactos de todo tipo con los candidatos laborales cuando se haya recibido el encargo de una empresa que desee contratar a recién graduados.
    • (C) Asesoramiento para la gestión de la relación con los clientes (CRM)
      Ayuda para la realización de estudios de mercado y actividades de promoción en los que se emplea información sobre los clientes de nuestros clientes (usuarios finales).
    • (D) Asesoramiento inmobiliario
      Para ponerse en contacto con propietarios o intermediarios de bienes raíces en virtud del encargo recibido de un cliente (persona física o jurídica) interesado en recibir asesoramiento inmobiliario.
    • (E) Otras actividades empresariales
      Para poder ofrecer información sobre Race Forum así como de otros seminarios, acontecimientos o servicios (para más detalles véanse las páginas web correspondientes)
  2. (2) Datos personales obtenidos con ocasión de las consultas realizadas
    • Se usan para contactar con el cliente
    • Se usan para poder responder adecuadamente a las consultas del cliente
  3. (3) Datos de carácter personal que nos han confiado las personas con quienes negociamos
    • Para mantener la comunicación comercial y operativa con las empresas que tengan relaciones comerciales con nuestra compañía y para gestionar dicha comunicación.
  4. (4) Datos personales obtenidos con ocasión de la contratación de empleados
    • Para, entre otras cosas, informar sobre el proceso de selección de candidatos.
    • Para llevar a cabo la selección de candidatos.
  5. (5) Otros datos de carácter personal obtenidos de los empleados
    • Para realizar todo tipo de trámites y gestiones concernientes a los empleados

    Por otro lado, es posible que se elaboren documentos estadísticos basados en los datos de carácter personal, pero sin individualizar a las personas particularmente y borrando los datos personales que puedan servir para especificar o identificar a los individuos.

2. Cesión de datos personales a terceros

Los fines para los cuales Race S.A. (en lo que sigue, «la compañía») hará uso de los datos de carácter personal obtenidos serán los siguientes.

  1. (1) Datos de carácter personal obtenidos en cada tipo de actividad empresarial
    • (A) Servicios de selección de personal
      Nuestra compañía es consciente de la extrema importancia que tienen los datos de carácter personal que, con objeto de prestar servicios de selección de recursos humanos, recaba de aquella persona (en lo que sigue, «la persona afectada») que se pone en contacto con nuestra compañía a través de nuestra página de internet, nos llama por teléfono o nos visita. A la hora de tratar dicha información personal, la compañía cumple las leyes de protección de los datos de carácter personal así como sus propias directrices internas y respeta el deber de confidencialidad. La información personal recogida se cederá en los casos que a continuación se detallan si la persona afectada da su consentimiento. Además, con el receptor de dicha información se establecerá un contrato acerca del tratamiento de los datos de carácter personal.
      • Objeto con el cual se cede: para prestar servicios de selección de recursos humanos a las empresas cliente.
      • Datos personales que se ceden: nombre, lugar de trabajo, tipo de ocupación, cargo, edad, historial personal, resultado de la entrevista de selección, etc.
      • Medio o forma de cesión: entrega en mano de material impreso, envío de correo electrónico protegido con clave.
      • Tipo y naturaleza de la entidad receptora: Relacionada con las empresas cliente.
    • (B) Servicios de asesoramiento para la contratación de recién graduados
      Los datos de carácter personal que nuestra compañía obtenga durante la prestación de sus servicios de asesoramiento para la contratación de recién graduados no serán cedidos a terceros, distintos de la empresa que encargó el servicio, sin la autorización de la persona afectada.
    • (C ) Asesoramiento para la gestión de la relación con los clientes (CRM)
      Los datos de carácter personal que nuestra compañía obtenga durante la prestación de sus servicios de asesoramiento para la gestión de la relación con los clientes no serán cedidos a terceros, distintos de la empresa que encargó el servicio, sin la autorización de la persona afectada.
    • (D) Asesoramiento inmobiliario
      Los datos de carácter personal que nuestra compañía obtenga durante la prestación de sus servicios de asesoramiento inmobiliario no serán cedidos a terceros, distintos de la empresa que encargó el servicio, sin la autorización de la persona afectada.
    • (E) Otras actividades empresariales
      Los datos de carácter personal que nuestra compañía obtenga durante la prestación de otras actividades empresariales no serán cedidos a terceros sin la autorización de la persona afectada. En el caso improbable de que sea necesario, por cambios en nuestras actividades o por otras causas, ceder los datos a terceros, solamente se cederán si la persona afectada lo autoriza una vez que ésta conozca el destino, el contenido y el modo de cesión de los datos de carácter personal.
  2. (2) Cesión a terceros en casos ajenos a los citados en (1)

    Cualesquiera datos de carácter personal obtenidos por nuestra compañía en los casos (A), (B), (C) u otros, podrán ser cedidos a terceros cuando se incurra en alguna de las circunstancias siguientes.

    • Cuando la persona afectada esté de acuerdo con la cesión de sus datos personales.
    • Cuando las leyes así lo exijan
    • Cuando, siendo necesario para proteger la vida, la integridad física o el patrimonio de las personas (incluidas las personas jurídicas), sea difícil al mismo tiempo obtener el consentimiento de la persona afectada.
    • Cuando, siendo especialmente necesario para la mejora de la salud pública o para el fomento de la sana educación de los niños, sea difícil al mismo tiempo obtener el consentimiento de la persona afectada.
    • Cuando, siendo necesario colaborar con organismos estatales o locales, o con quien actúe en virtud de un mandato recibido de dichos organismos en la ejecución de un cometido establecido por la ley, se tema que el obtener el consentimiento de la persona afectada obstaculice la ejecución de dicho cometido.

3. Uso compartido de los datos de carácter personal

Los datos de carácter personal recogidos por la compañía se comparten con las empresas asociadas a ella.

  1. Finalidad del uso compartido de los datos
    • (1) Para ofrecer a las empresas cliente servicios de selección de recursos humanos.
    • (2) Para presentar los servicios de las compañías de nuestro grupo.
  2. Datos de carácter personal que se usan de forma compartida

    Nombre, lugar de trabajo, tipo de ocupación, cargo, edad, historial personal, resultado de la entrevista de selección, etc.

  3. Medio para compartir la información

    Base de datos compartida

  4. Ámbito en el cual se comparten los datos: compañías del grupo en las que Race S.A. ha realizado inversiones
  5. Responsable de la gestión de los datos de carácter personal de uso compartido:

    Race S.A.
    Responsable de la gestión y protección de los datos de carácter personal: Director del Departamento de Administración, miembro del Consejo de Administración

4. Encargo a terceros del tratamiento de los datos de carácter personal

La compañía podrá encargar a terceros el tratamiento de datos de carácter personal cuando lo considere necesario. En tal caso, el encargo se limitará al ámbito de las finalidades permitidas y se confiará a una empresa que haya firmado un contrato de mantenimiento de la confidencialidad con condiciones que aseguren un nivel suficiente de protección de la información personal.

5. Voluntariedad de proporcionar los datos personales y las consecuencias de no proporcionarlos

Los datos personales que recibe nuestra empresa son ofrecidos siempre por la persona afectada de forma voluntaria. No obstante, si no recibe los datos personales necesarios es posible que no pueda realizar diversos trámites y procedimientos internos incluidos dentro de las finalidades permitidas para esos datos o que no se puedan utilizar los servicios de nuestra compañía.

6. Comunicación de los fines para los cuales se usan los datos de carácter personal; acceso, rectificación, adición o eliminación de los datos, suspensión de su uso, cancelación y suspensión de la cesión a terceros.

Respecto a los datos de carácter personal en posesión de nuestra compañía, tanto la persona afectada como su representante pueden solicitar que se le comuniquen los fines para los cuales se usan así como el acceso, rectificación, adición o eliminación de los datos, suspensión de su uso, cancelación y suspensión de la cesión a terceros. La forma y el destino de la solicitud pueden consultarse más abajo en «Forma y destino de las solicitudes de comunicación del uso, de acceso y demás, a los datos de carácter personal». En tal caso, para evitar la fuga o alteración de los datos de carácter personal, la persona afectada o su representante deberán presentar documentos que los acrediten. Esto también puede consultarse más abajo en «Forma y destino de las solicitudes de comunicación del uso, de acceso y demás, a los datos de carácter personal». Por la comunicación de los fines de uso o por el acceso a los datos no se le cobrará ningún cargo, no obstante los gastos de envío de documentos por correo serán por cuenta del solicitante. Los datos de carácter personal accesibles serán aquellos que entran dentro de los puntos (1) a (5) del apartado «1 Finalidades de uso de los datos de carácter personal».

  1. Forma y destino de las solicitudes de comunicación del uso, de acceso y demás, a los datos de carácter personal
    • Procedimiento de solicitud
      Póngase primero en contacto con el “destino para enviar la solicitud” que aparece más abajo.
      Luego, una vez verificado que se trata de una solicitud de la persona afectada, se responderá a la solicitud.
    • Documentación necesaria
      • 1 El formulario de solicitud establecido por nuestra empresa (se le remitirá después de que se ponga en contacto con el destino de la solicitud que figura más abajo)
      • 2 Documento que identifique a la persona afectada (licencia de conducción, pasaporte, documento de afiliación al seguro de salud, cartilla de pensión)
    • Si nos visita personalmente
      Traiga y muestre el formulario del punto 1 y un documento original de entre los del punto 2.
    • Envío por correo
      Remita por correo a la dirección de destino de la solicitud el formulario del punto 1 y una copia de uno de los documentos del punto 2 (como se trata solamente de verificar el nombre, puede borrar la fecha de nacimiento u otros datos, si lo desea).
    • Si la solicitud la cursa un representante
      Remita por correo a la dirección del destino de la solicitud el formulario del punto 1, la copia de uno de los documentos del punto 2 de la persona sobre cuyos datos se presenta la solicitud y uno de los documentos acreditativos de la relación con la persona afectada (certificado del registro civil, certificado del registro de tutela de personas mayores de edad, poder otorgado).

      Cargos: no se le cobrará ningún coste. No obstante, los gastos de desplazamiento o de envío por correo serán por cuenta del solicitante.

      Por otro lado, le rogamos que comprenda que, en los casos definidos a continuación, es posible que no se pueda conceder el acceso o aquello que se solicite. No obstante, en tales casos se le comunicarán por escrito la denegación de su solicitud y las razones para ello.
      • Cuando corran peligro la vida, la integridad física, el patrimonio u otros derechos o bienes de la persona afectada o de terceros.
      • Cuando pueda resultar en un impedimento considerable para la ejecución adecuada de las actividades de nuestra compañía.
      • Cuando constituya una infracción de otras leyes o similares.
      • Cuando existan incorrecciones en los documentos necesarios o similares y, aunque se le pida que sean corregidos, no se corrijan.
      • Cuando no se trate de datos de carácter personal susceptibles de ser revelados (por ejemplo, cuando sean datos de carácter personal confiados por otra empresa con la que se mantiene trato comercial, etcétera).
      • Cuando no sea posible comprobar que la solicitud proviene de la persona afectada.
Destino de las solicitudes
Oficina de gestión y protección de los datos de carácter personal
  • Tokyo Square Garden, planta 7, 3-1-1 Kyobashi, Chuo-ku, Tokio 104-0031
  • Teléfono : 03-3275-6618
  • e-mail :privacy@race2005.jp

7. Organización acreditada para la protección de los datos de carácter personal a la que pertenece nuestra compañía

Nuestra compañía pertenece a la organización acreditada para la protección de los datos de carácter personal que se cita más abajo. Puede dirigir cualquier queja sobre el tratamiento de los datos de carácter personal de nuestra empresa a la dirección que figura más abajo.

  1. Denominación de la organización acreditada para la protección de los datos de carácter personal

    La fundación Asociación japonesa para el fomento de la economía y la sociedad de la información (JIPDEC)
    Centro para la promoción de PrivacyMark

  2. Contacto para la resolución de las quejas

    Oficina de atención de quejas sobre la protección de los datos de carácter personal
    Dirección: Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokio 106-0032
    Teléfono: 0120-116-213 (Oficina de atención al consumidor)

  • Fecha de modificación: 17 de febrero de 2015
  • Race S.A.
  • Osamu Fuji, Presidente Consejero Delegado
  • Responsable de la gestión y protección de los datos de carácter personal:
    el Director del Departamento de Administración, miembro del Consejo de Administración
Ventanilla para consultas sobre el tratamiento de datos de carácter personal
Oficina de gestión y protección de los datos de carácter personal
Race S.A. está afiliada a la fundación Asociación japonesa para el fomento de la economía y la sociedad de la información (JIPDEC), organización acreditada para la protección de los datos de carácter personal, por tanto, usted también puede dirigir cualquier queja a dicha asociación.

Fundación Asociación japonesa para el fomento de la economía y la sociedad de la información (JIPDEC) Oficina de atención de quejas sobre la protección de los datos de carácter personal
Teléfono:03-5860-7565       Llamada gratuita:0120-700-779
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